GESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

¿QUIENES SON LOS INTERESADOS DEL PROYECTO?


¿QUE TIPOS DE INFLUENCIA TIENE EN LE PROYECTO?


¿QUE NIVELES DE INTERES TIENE EN EL PROYECTO?






¿QUÉ ES UN INTERESADO?


ES UN INDIVIDUO O GRUPO DE PERSONAS QUE TIENE INTERÉS EN SU PROYECTO Y QUE SERÁ AFECTADO POSITIVA O NEGATIVAMENTE POR EL MISMO. EN REALIDAD, EL "INTERESADO" NO ES SÓLO AQUEL QUE TIENE INTERÉS EN QUE EL PROYECTO SALGA ADELANTE, SINO QUE TAMBIÉN COMPRENDE A TODAS ESAS PERSONAS O GRUPOS DE PERSONAS A QUIENES NO LES CONVIENE EL PROYECTO, PUES SE VERÁN AFECTADOS NEGATIVAMENTE POR EL MISMO.


TAL VEZ, EN LA VIDA NORMAL, EN AQUELLA ALEJADA DE LOS CONOCIMIENTOS DE GERENCIA DE PROYECTOS, QUIENES TOMAN LAS RIENDAS DE LOS PROYECTOS, OLVIDAN IDENTIFICAR A AQUELLAS PERSONAS QUE MÁS ADELANTE, EVENTUALMENTE, TRAERÁN PROBLEMAS, INVENTARÁN OBSTÁCULOS, PONDRÁN "ZANCADILLAS" Y HARÁN LO POSIBLE PORQUE EL PROYECTO NO LLEGUE A FELIZ TÉRMINO. SI USTED FORMA PARTE DEL SELECTO GRUPO DE PERSONAS QUE LIDERAN PROYECTOS Y QUE SON CONSCIENTES DE LA IMPORTANCIA DE IDENTIFICARLOS, ACUÉRDESE DE BUSCARLOS TAMBIÉN AL INTERIOR DE LA ORGANIZACIÓN. ¿HABÍA PENSADO EN ELLO? ¿CREYÓ QUE LOS QUE PONDRÍAN PROBLEMAS SERÍAN TODOS AQUELLOS QUE NO TRABAJAN PARA EL PROYECTO? NO! NO ES CIERTO. DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN EJECUTANTE ES POSIBLE QUE SE ENCUENTRE CON MUCHAS SORPRESAS, COMO POR EJEMPLO: UN VICEPRESIDENTE QUE NO CREE EN EL RETORNO DE LA INVERSIÓN DEL PROYECTO; UNA SECRETARIA QUE SIENTE QUE TENDRÁ MUCHO MÁS TRABAJO Y MUCHO MENOS TIEMPO; UN GERENTE A QUIEN LE FUE "ROBADA" LA IDEA DEL PROYECTO, ETC.


ES ASÍ QUE, SI QUIERE QUE SU PROYECTO AVANCE Y FINALICE EXITOSAMENTE, NECESITA DEL APOYO DE LA MAYOR CANTIDAD DE INTERESADOS (STAKEHOLDERS) POSIBLE. VIGILE ENTONCES LA RELACIÓN QUE USTED MANTIENE CON EL PATROCINADOR Y CON LOS USUARIOS; INVOLUCRE A LOS USUARIOS EN SU PROYECTO PARA QUE SEAN ELLOS QUIENES LE DEN INFORMACION SOBRE ESPECIFICACIONES DE REQUERIMIENTOS, DESCRIPCIONES DE USO, CRITERIOS DE ACEPTACIÓN, ETC. SI NO LOS INVOLUCRA, POSIBLEMENTE POCO LES IMPORTARÁ EL PRODUCTO FINAL.


¿Y CÓMO IDENTIFICARLOS?
SENCILLO: HAGA UNA LISTA DE LOS INTERESADOS EN SU PROYECTO. SÍ, UNA LISTA INTUITIVA, BASADA EN SUS CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS, BASADO POR SUPUESTO EN LAS SIGUIENTES PREGUNTAS:
¿QUIÉNES ESTÁN A CARGO DEL PROYECTO?
¿QUIÉNES COMPROMETEN SU NOMBRE, SU DINERO, SU ESTATUS, ETC. POR EL PROYECTO?
¿QUIÉNES ESTÁN O ESTABAN PENSANDO EN TEMAS PARECIDOS A LOS DEL PROYECTO, DENTRO O FUERA DE LA ORGANIZACIÓN?
¿A QUIÉNES NO LES CONVIENE EL PROYECTO? ¿A QUIÉNES LES FAVORECE?
¿QUIÉNES SERÁN LOS USUARIOS?


ESTA LISTA LA PUEDE COMPLEMENTAR CON TODAS LAS PREGUNTAS QUE CONSIDERE PERTINENTES.


ASEGÚRESE DE IDENTIFICAR, SI ES NECESARIO CON NOMBRES PROPIOS, A TODOS Y A CADA UNA DE LAS PERSONAS QUE RESULTARÁN AFECTADAS POSITIVA O NEGATIVAMENTE POR EL PROYECTO, NO SÓLO POR SUS RESULTADOS, SINO POR TODO LO QUE OCURRA EN EL CICLO DE VIDA DEL MISMO.


A CONTINUACIÓN SE PRESENTAN ALGUNOS EJEMPLOS DE INTERESADOS:

EL SPONSOR
LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DEL PROYECTO, ENTRE LOS QUE SE PUEDEN MENCIONAR: EQUIPO DE GERENCIA DEL PROYECTO, GERENTE DEL PROYECTO
PMO (PROJECT MANAGEMENT OFFICE)
GERENTE DEL PROGRAMA
GERENTE DEL PORTAFOLIO
GESTIÓN DE OPERACIONES
GERENTES FUNCIONALES
PROVEEDORES, ALIADOS DE NEGOCIOS
CLIENTES, USUARIOS


ESTA LISTA DE INTERESADOS PARECE ESTAR MÁS ENFOCADA A PROYECTOS INTERNOS, O PROYECTOS DE SISTEMAS. EN EL CASO DE LA SITUACIÓN EN EL PERÚ, EXISTEN MUCHOS PROYECTOS DE INVERSIÓN REALIZADOS EN ZONAS RURALES. EN DICHO CASO, SERÍA NECESARIO INCLUIR DENTRO DE LA LISTA DE INTERESADOS A LOS SIGUIENTES INTERESADOS:
BENEFICIARIOS DE LOS PROGRAMAS
AUTORIDADES POLÍTICAS LOCALES
AUTORIDADES POLÍTICAS REGIONALES
DUEÑOS DE LOS TERRENOS DONDE SE REALIZARÁN LAS CONSTRUCCIONES
PROVEEDORES LOCALES
MIEMBROS DE LAS COMUNIDADES
ONGS QUE BRINDAN OTROS SERVICIOS A LAS COMUNIDADES.


SE MENCIONA QUE EL ÉXITO DE UN PROYECTO ESTÁ DIRECTAMENTE RELACIONADO CON LA BUENA GESTIÓN DE LAS RELACIONES CON LOS INTERESADOS.


EL GRUPO DE PROCESOS DE INICIO TIENE COMO UNA DE SUS SALIDAS EL REGISTRO DE INTERESADOS (STAKEHOLDER REGISTER), ES DECIR, SE RECONOCE QUE HAY QUE IDENTIFICAR FORMALMENTE LOS INTERESADOS DESDE EL INICIO. TAMBIÉN SE MENCIONA LA IMPORANCIA DE INVOLUCRAR AL CLIENTE Y A OTROS INTERESADOS DESDE EL INICIO CON EL FIN DE GENERAR UN SENTIDO DE PERTENENCIA AL PROYECTO. PARA ESTE FIN SE HA CREADO UN NUEVO PROCESO, DENOMINADO IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS QUE TIENE COMO SALIDAS, EL REGISTRO DE LOS INTERESADOS Y LA ESTRATEGIA DEFINIDA PARA ADMINISTRAR A DICHOS INTERESADOS. EL PROCESO DE IDENTIFICACIÓN DE INTERESADOS, ANALIZA EL PODER E INFLUENCIA DE LOS DISTINTOS INTERESADOS IDENTIFICADOS PARA DEFINIR ESTRATEGIAS CON LOS DISTINTOS STAKEHOLDERS. SE PUEDE TAMBIÉN GENERAR UNA LISTA DE INTERESADOS CLASIFICÁNDOLOS POR ALGUNA VARIABLE DE INTERÉS PARA EL PROYECTO.


ESTE PROCESO VA A SER CLAVE PARA EL ÉXITO DE LOS PROCESOS:
DEFINICIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS (NUEVO PROCESO),
DEFINICIÓN DE LOS ALCANCES,
CREAR LA EDT,
PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD,
PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO,
IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS (AQUÍ SE DEBE TOMAR EN CUENTA LAS DIFERENTES TOLERANCIAS A LOS RIESGOS DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO).
PLANIFICACIÓN DE LA PROCURA, QUE TIENE COMO ENTRADA LOS REQUERIMIENTOS DE LOS INTERESADOS (REQUERIMIENTOS LEGALES, DE SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE, PROPIEDAD INTELECTUAL, ETC.).


DURANTE LA EJECUCIÓN Y CONTROL AFECTA A LOS PROCESOS VERIFICACIÓN DE LOS ALCANCES, CONTROL DE LOS ALCANCES, Y GESTIÓN DE LOS STAKHOLDERS.


LA DEFINICIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS (NUEVO PROCESO), ES EL NEXO ENTRE LOS INTERESADOS, Y LA DEFINICIÓN DE LO QUE REQUIEREN DICHOS INTERESADOS CON RESPECTO A ALCANCES Y A LA CALIDAD DE LOS PRODUCTOS, SERVICIOS, O RESULTADOS. EN ESTE PROCESO SE DESCRIBEN HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS TALES COMO ENTREVISTAS, FOCUS GROUPS, TALLERES, Y TÉCNICAS PARA FOMENTAR LA CREATIVIDAD, TÉCNICAS PARA TOMA DE DECISIONES DE GRUPO, CUESTIONARIOS Y ENCUESTAS, OBSERVACIÓN Y PROTOTIPOS. LA DOCUMENTACIÓN DONDE SE DEFINEN LOS REQUERIMIENTOS PUEDE INCLUIR:
PROBLEMA DE NEGOCIO A SER RESUELTO
OBJETIVOS DEL NEGOCIO
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES, DESCRIBIENDO LOS PROCESOS DE NEGOCIO, INFORMACIÓN E INTERACCIÓN CON EL PRODUCTO,
REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES, TALES COMO NIVELES DE SERVICIO, DESEMPEÑO
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
REGLAS DE NEGOCIO, INDICANDO LOS PRINCIPIOS GUÍA DE LA ORGANIZACIÓN
IMPACTOS EN OTRAS ÁREAS DEL NEGOCIO
REQUERIMIENTOS DE SOPORTE Y ENTRENAMIENTO
SUPUESTOS Y RESTRICCIONES DE LOS REQUERIMIENTOS


LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS, ES EL PROCESO DE COMUNICARSE Y TRABAJAR CON LOS STAKEHOLDERS CON EL FIN DE CUMPLIR CON SUS EXPECTATIVAS Y CONSIDERAR LOS "ISSUES" A MEDIDA QUE OCURRAN. LAS VERSIONES ANTERIORES DE LA GUÍA PARA EL PMBOK (SEGUNDA Y TERCERA EDICIÓN), HAN TRADUCIDO A LOS "ISSUES" COMO "POLÉMICAS". QUIZÁS SE DEBERÍA USAR OTRO TÉRMINO TAL COMO: TEMAS, TEMAS PREOCUPANTES, O PENDIENTES. EL ÉXITO DE LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEPENDE EN GRAN PARTE DE LAS HABILIDADES DE COMUNICACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DEL PROYECTO.






EN RESUMEN, LA CUARTA EDICIÓN DE LA GUÍA PARA EL PMBOK HA ENFATIZADO LA IMPORTANCIA DE LA IDENTIFICACIÓN ADECUADA DE LOS INTERESADOS Y SUS REQUERIMIENTOS, ASÍ COMO LA GESTIÓN DE LA RELACIÓN CON DICHOS INTERESADOS Y LA IMPORTANCIA DE MANTENER ADECUADOS PROCESOS DE COMUNICACIÓN.