GESTIÓN DEL ALCANCE



GESTIÓN DEL ALCANCE: COMPRENDE LAS ACTIVIDADES ORIENTADAS AGARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS TAREAS NECESARIAS PARA LOGRAR LOSOBJETIVOS DEL PROYECTO








DEFINICIÓN DEL ALCANCE



EL PROCESO DE DEFINICIÓN DEL ALCANCE SE CENTRA FUNDAMENTALMENTE EN ESTABLECER QUE ESTÁ Y QUE NO ESTÁ DEFINIDO EN EL PROYECTO Y SUS ENTREGABLES. LA PRINCIPAL SALIDA DE ESTE PROCESO ES EL ENUNCIADO DE ALCANCE. ESTE DOCUMENTO DESCRIBE EN DETALLE LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO Y EL TRABAJO NECESARIO PARA OBTENER ESOS ENTREGABLES, EN OTRAS PALABRAS DEFINE LAS FRONTERAS DEL PROYECTO.



EL CONTENIDO DEL ENUNCIADO DEL ALCANCE COMPRENDE:



OBJETIVOS DE PROYECTO.

DESCRIPCIÓN ALCANCE DE PRODUCTO (CARACTERÍSTICAS, REQUISITOS, ESPECIFICACIONES).

FRONTERAS DE PROYECTO.

ENTREGABLES DE PROYECTO: CLIENTE (PRODUCTO, SERVICIO, RESULTADO)+OTROS ENTREGABLES DE PROYECTO.

CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DE ENTREGABLES.

LIMITACIONES O RESTRICCIONES DEL PROYECTO.

ASUNCIONES DE PROYECTO (IMPACTO POTENCIAL CASO DE SER FALSAS).

OTROS (ORGANIZACIÓN INICIAL DE PROYECTO, ESTIMACIÓN PRELIMINAR DE COSTE Y CRONOGRAMA HITOS, ETC.



CREACIÓN DE LA EDT (WBS)



UNA VEZ TOMADA LA DECISIÓN DE ACOMETER EL PROYECTO ES PRECISO DEFINIR EL TRABAJO A REALIZAR MEDIANTE LA ELABORACIÓN DE LA ESTRUCTURA DESAGREGADA DEL TRABAJO (EDT; O WBS: WORK BREAKDOWN STRUCTURE EN INGLÉS) DEL MISMO.



SE PUEDE DEFINIR LA ESTRUCTURA DESAGREGADA DEL PROYECTO, COMO UNA DESCOMPOSICIÓN JERÁRQUICA DEL TRABAJO A SER REALIZADO DENTRO DEL PROYECTO PARA: 1. ALCANZAR LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO, Y 2. ELABORAR LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO (HARDWARE, SOFTWARE, SERVICIOS Y DOCUMENTACIÓN). PRESENTA COMO CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES:



INCLUYE TODO EL TRABAJO A REALIZAR.

ESTRUCTURA JERÁRQUICAMENTE LOS DISTINTOS COMPONENTES DEL PROYECTO.

EXISTEN 2 MÉTODOS PARA OBTENER LA EDT/WBS:



MEDIANTE PLANTILLAS ESTÁNDAR EDT/WBS. UNA PLANTILLA DE UN PROYECTO PREVIO PUEDE UTILIZARSE COMO MODELO PARA UN NUEVO PROYECTO.

MEDIANTE DESCOMPOSICIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO: 1.EN PRIMER LUGAR DETERMINAREMOS EL PRIMER NIVEL DE LA ESTRUCTURA. PARA ELLO IDENTIFICAREMOS LOS ENTREGABLES DE PROYECTO DE ACUERDO A LA FORMA EN QUE SE ÉSTE SE GESTIONARÁ. EL PRIMER NIVEL DE DESCOMPOSICIÓN PUEDE BASARSE EN LAS FASES DEL PROYECTO, EN LOS ENTREGABLES DE PROYECTO, O EN UNA COMBINACIÓN DE AMBOS. 2. EN SEGUNDO LUGAR ANALIZAREMOS SI PARA CADA COMPONENTE DEL PRIMER NIVEL PODEMOS REALIZAR ESTIMACIONES ADECUADAS DE COSTE Y DURACIÓN. SI NO ES ASÍ DESCOMPONDREMOS EL COMPONENTE HASTA EL NIVEL PRECISO PARA QUE LA ESTIMACIÓN SEA ADECUADA.

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CONCEPTO DE ALCANCE



EL CONCEPTO DE ALCANCE ES UN TÉRMINO RELATIVAMENTE AMBIGUO QUE ORIGINA INTERPRETACIONES DISPARES Y A VECES ENCONTRADAS ENTRE CLIENTE Y SUMINISTRADOR, PERO QUE RESULTA ESENCIAL EN PROYECTOS. NOSOTROS LO DEFINIREMOS COMO:



EL ALCANCE DEL PROYECTO ES UNA DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REQUERIDO PARA ENTREGAR EL PRODUCTO, SERVICIO O RESULTADO DEL PROYECTO. EL ALCANCE DEL PROYECTO GUÍA AL DIRECTOR DEL PROYECTO EN LAS DECISIONES DE AÑADIR, CAMBIAR O ELIMINAR TRABAJO DEL PROYECTO. EL ALCANCE DEL PROYECTO, JUNTO CON LOS COSTES Y TIEMPOS CONFORMAN LA TRIPLE RESTRICCIÓN EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS.



EN OTRAS PALABRAS PODEMOS DEFINIR COMO ALCANCE DEL PROYECTO COMO LA COMBINACIÓN DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO MÁS EL TRABAJO NECESARIO PARA ALCANZAR DICHOS OBJETIVOS (SUMA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE DEBEN SER REALIZADOS EN EL PROYECTO).



VEMOS POR TANTO QUE EL ALCANCE TIENE DOS DIMENSIONES DE LAS QUE A SU VEZ SE DEDUCEN LAS DEFINICIONES SIGUIENTES:



ALCANCE DEL PRODUCTO (PRODUCT SCOPE): CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES QUE CARACTERIZAN A UN PRODUCTO O SERVICIO. ÉSTAS INCLUYEN TANTO CARACTERÍSTICAS DE TIPO TÉCNICO COMO CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO RELACIONADAS CON EL PLAZO DE TERMINACIÓN (TIME-TO-MARKET) Y COSTE DE PRODUCTO FINAL. EL ALCANCE DE PROYECTO SE MIDE CONTRA EL PLAN DE PROYECTO. POR EJEMPLO, EL ALCANCE DEL PROYECTO PARA CONSTRUIR UNA CASA INCLUIRÁ TODO EL TRABAJO NECESARIO PARA LLEVAR CON ÉXITO LA EDIFICACIÓN CON LAS CARACTERÍSTICAS ESPECIFICADAS.

ALCANCE DEL PROYECTO (PROJECT SCOPE): TRABAJO QUE DEBE SER REALIZADO PARA ENTREGAR EL PRODUCTO (DEL PROYECTO) CON LAS CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES ESPECIFICADAS. EN EL CASO DE LA EDIFICACIÓN DE LA CASA SERÍA EL CONJUNTO DE CARACTERÍSTICAS (CALIDADES) QUE DEBERÍA TENER LA CASA UNA VEZ FINALIZADA. EL GRADO DE CUMPLIMIENTO DEL ALCANCE DEL PRODUCTO SE MIDE COMPARÁNDOLO CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS AL INICIO.

EN EL FONDO AMBAS DIMENSIONES SON LAS CARAS DE UNA MISMA MONEDA YA QUE PARA QUE UN PROYECTO TENGA ÉXITO ES CONDICIÓN NECESARIA EN PRIMER LUGAR DEFINIR EL PRODUCTO DEL PROYECTO ADECUADAMENTE DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DEL CLIENTE. LA DEFINICIÓN DEL PRODUCTO ADECUADO NO ES ALGO INMEDIATO SIENDO EN MUCHOS CASOS UN PROYECTO EN SÍ MISMOS QUE PUEDE PRECISAR DE LA REALIZACIÓN DE ESTUDIOS DE VIABILIDAD TÉCNICA Y COMERCIAL –PROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTO CONOCIDO COMO INICIACIÓN- CON OBJETO DE ESTABLECER LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO.





RECOPILACIÓN DE REQUISITOS



EL PRIMER PASO PARA REALIZAR UNA GESTIÓN EFECTIVA DEL ALCANCE DEL PROYECTO ES REALIZAR UNA RECOPILACIÓN DE LOS REQUISITOS. ENTENDEMOS REQUISITOS COMO AQUELLAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERÉS. DE ESTE MODO, LA RECOPILACIÓN DE REQUISITOS SERÍA EL PROCESO DE DEFINICIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES DEL PRODUCTO Y DEL PROYECTO, NECESARIOS PARA SATISFACER LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERÉS. LA PLANIFICACIÓN DEL CRONOGRAMA, COSTE Y CALIDAD SERÁ CONSTITUIDA A PARTIR DE ESTOS REQUISITOS.

CONTROL DEL ALCANCE



EL CONTROL DEL ALCANCE SE REFIERE A LAS MODIFICACIONES EN EL ALCANCE DEL PRODUCTO Y EL ALCANCE DEL PROYECTO. CUBRE LA IDENTIFICACIÓN, VALORACIÓN DE IMPACTO, DOCUMENTACIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN Y CONTROL DE LOS CAMBIOS PRODUCIDOS TANTO EN EL PRODUCTO DEL PROYECTO (ALCANCE PRODUCTO) COMO EN EL TRABAJO A REALIZAR (ALCANCE DEL PROYECTO).

EL CONTROL DEL ALCANCE DEL PROYECTO SE ENCARGA DE INFLUIR SOBRE LOS FACTORES QUE CREAN CAMBIOS EN EL ALCANCE DEL PROYECTO Y DE CONTROLAR EL IMPACTO DE DICHOSCAMBIOS.

EL CONTROL DEL ALCANCE DEL PROYECTO TAMBIÉN SE USA PARA GESTIONAR LOS CAMBIOSREALES CUANDO SE PRODUCEN, Y ESTÁ INTEGRADO CON LOS DEMÁS PROCESOS DECONTROL. LOS CAMBIOS NO CONTROLADOS A MENUDO SE DENOMINAN CORRUPCIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO. LOS CAMBIOS SON INEVITABLES, CON LO CUAL SE IMPONE ALGÚN TIPO DE PROCESO DE CONTROL DE CAMBIOS

EL TÉRMINO SCOPE CREEP PUEDE DEFINIRSE COMO EL CRECIMIENTO NO PLANIFICADO DEL ALCANCE Y SUELE SER EL MOTIVO FUNDAMENTAL DE SOBRECOSTES EN PROYECTOS YA QUE, DE PRODUCIRSE, ES CASI SIEMPRE FINANCIADO POR LA ORGANIZACIÓN EJECUTANTE. EL JEFE DE PROYECTO DEBE ESTAR SIEMPRE ATENTO ANTE LA APARICIÓN DE ESTE FENÓMENO, QUE PUEDE PRODUCIRSE POR MOTIVOS DIVERSOS.





VERIFICACIÓN DEL ALCANCE



VERIFICAR EL ALCANCE ES EL PROCESO QUE CONSISTE EN FORMALIZAR LA ACEPTACIÓN DE LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO QUE SE HAN COMPLETADO. ESTE PROCESO INCLUYE REVISAR LOS ENTREGABLES CON EL CLIENTE O EL PATROCINADOR / SPONSOR PARA ASEGURARSE DE QUE SE HAN COMPLETADO SATISFACTORIAMENTE Y PARA OBTENER DE ELLOS SU ACEPTACIÓN FORMAL.



ES EN ESTE PROCESO ES DONDE SE COMPARA LOS REQUISITOS DEL PROYECTO Y PRODUCTO CON LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO MEDIANTE UNA INSPECCIÓN. LOS ENTREGABLES QUE CUMPLEN CON LOS CRITERIOS DE ACEPTACIÓN SON FORMALMENTE ACEPTADOS POR EL CLIENTE O EL PATROCINADOR. A ESTOS ENTREGABLES SE LES CONOCE COMO LOS ENTREGABLES ACEPTADOS.

GESTION DEL ALCANCE




COMPRENDE LAS ACTIVIDADES ORIENTADAS A GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS TAREAS NECESARIAS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO.

LA GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO SE RELACIONA PRINCIPALMENTE CON LA DEFINICIÓN Y EL CONTROL DE LO QUE ESTÁ Y NO ESTÁ INCLUIDO EN EL PROYECTO.

EN EL CONTEXTO DEL PROYECTO, LA PALABRA ALCANCE PUEDE REFERIRSE A LO SIGUIENTE:

• ALCANCE DEL PRODUCTO. LAS CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES QUE CARACTERIZAN A UN PRODUCTO, SERVICIO O RESULTADO.

• ALCANCE DEL PROYECTO. EL TRABAJO QUE DEBE REALIZARSE PARA ENTREGAR UN PRODUCTO, SERVICIO O RESULTADO CON LAS FUNCIONES Y CARACTERÍSTICAS ESPECIFICADAS.

PLANIFICACIÓN DEL ALCANCE

EL PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO ES UNA HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN QUE DESCRIBE CÓMO EL EQUIPO DEFINIRÁ EL ALCANCE DEL PROYECTO, DESARROLLARÁ EL ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO DETALLADO, DEFINIRÁ Y DESARROLLARÁ LA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO, VERIFICARÁ Y CONTROLARÁ EL ALCANCE DEL PROYECTO.

ENTRADAS

1. FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

2. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

3. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

4. ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO PRELIMINAR

5. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

JUICIO DE EXPERTOS PARA DESARROLLAR EL PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO. PLANTILLAS, FORMULARIOS, NORMAS PLANTILLAS DE ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO, PLANTILLAS DE PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE Y FORMULARIOS DE CONTROL DE CAMBIOS EN EL ALCANCE DEL PROYECTO.

SALIDAS

“PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO “

EL PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO PROPORCIONA ORIENTACIÓN SOBRE CÓMO EL EQUIPO DE DIRECCIÓN DEL PROYECTO DEFINIRÁ, DOCUMENTARÁ, VERIFICARÁ, GESTIONARÁ Y CONTROLARÁ EL ALCANCE DEL PROYECTO.

VERIFICACION DEL ALCANCE

LA VERIFICACIÓN DEL ALCANCE ES EL PROCESO DE OBTENER LA ACEPTACIÓN FORMAL POR PARTE DE LOS INTERESADOS DEL ALCANCE DEL PROYECTO COMPLETADO Y LOS PRODUCTOS ENTREGABLES RELACIONADOS. VERIFICAR EL ALCANCE DEL PROYECTO INCLUYE REVISAR LOS PRODUCTOS ENTREGABLES PARA ASEGURARSE DE QUE CADA UNO SE COMPLETE SATISFACTORIAMENTE

SI EL PROYECTO SE TERMINA ANTES DE LO PREVISTO, EL PROCESO DE VERIFICACIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO DEBERÍA ESTABLECER Y DOCUMENTAR EL NIVEL Y ALCANCE DE LO COMPLETADO.

ENTRADAS

1. ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

2. PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

3. PRODUCTOS ENTREGABLES LOS PRODUCTOS ENTREGABLES SON AQUELLOS QUE SE HAN COMPLETADO TOTAL O PARCIALMENTE, Y CONSTITUYEN UNA SALIDA DEL PROCESO DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

1. INSPECCIÓN MEDIR, EXAMINAR Y VERIFICAR, A FIN DE DETERMINAR SI EL TRABAJO Y LOS PRODUCTOS ENTREGABLES CUMPLEN CON LOS REQUISITOS Y LOS CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DEL PRODUCTO.

2. LAS INSPECCIONES PUEDEN DENOMINARSE REVISIONES, REVISIONES DE PRODUCTOS, AUDITORÍAS Y REVISIONES GENERALES.