GESTIÓN DEL CRONOGRAMA






UN CRONOGRAMA (DEL GR. ΧΡΌΝΟΣ, KRÓNOS «TIEMPO» Y ΓΡΆΜΜΑ, GRÁMMA «LETRA») ES, EN GESTIO DE PROYECTOS, EN UNA LISTA DE TODOS LOS ELEMENTOS TERMINALES DE UN PROYECTO CON SUS FECHAS PREVISTAS DE COMIENZO Y FINAL. UN DIAGRAMA DE GATT QUE PUEDE PROPORCIONAR UNA REPRESENTACIÓN ES EL SOFTWARE PRIMAVERA. HAY TAMBIÉN HERRAMIENTAS LIBRES Y DE CÓDIGO ABIERTO PARA LA GENERACIÓN DE CRONOGRAMAS DE PROYECTO DISPONIBLES PARA LA MAYORÍA DE PLATAFORMAS, OFRECIENDO OPORTUNIDADES PARA LA CREACIÓN DE LISTAS DE TAREAS, LA ASIGNACIÓN DE RECURSOS, PRECEDENCIAS Y DIAGRAMAS DE GANTT. Y NOS AYUDA A VER DESDE UN PUNTO DIFERENTE





DEFINICIÓN DEL CRONOGRAMA

LA CREACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO REQUIERE QUE EL EQUIPO DEFINA LAS CONDICIONES QUE CONLLEVARAN AL DESARROLLO DEL CRONOGRAMA. LA PRIMERA INFORMACIÓN NECESARIA PARA ESTE PASO VIENE DE LA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO QUE TIENE TODAS LAS ACTIVIDADES IDENTIFICADAS PARA

EL PROYECTO. LA CALIDAD Y CUMPLIMIENTO DE LA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO DETERMINARÁ LA CALIDAD DEL CRONOGRAMA, Y ESTE ES UN BUEN MOMENTO PARA QUE EL EQUIPO DEL PROYECTO REVISE SI TODAS LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO ESTÁN DEFINIDAS. EL CREAR EL CRONOGRAMA ES REALMENTE ALGO FÁCIL PERO UNA VEZ QUE EL PROYECTO SE PUBLICA, Y ALGUNAS SITUACIONES Y CAMBIOS EMPIEZAN A DARSE, EL CRONOGRAMA SE VUELVE DIFÍCIL DE MANEJAR.

LA META DE DEFINIR EL CRONOGRAMA ES QUE EL EQUIPO DEL PROYECTO TENGA TOTAL COMPRENSIÓN DE TODO EL TRABAJO QUE NECESITA SER CUMPLIDO, MEDIANTE LA DEFINICIÓN DEL CRONOGRAMA EL PROYECTO DESARROLLA TAMBIÉN EL ENTENDIMIENTO DE LAS RESTRICCIONES, DEPENDENCIAS Y SECUENCIA DE ACTIVIDADES.

SECUENCIA DE ACTIVIDADES

EL PRIMER PASO EN LA CREACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO ES DEFINIR LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES EN UNA LISTA; ESTA SECUENCIA SIGUE EL PROGRESO QUE EL PROYECTO SEGUIRÁ EN SU CICLO. EL IDENTIFICAR QUE ACTIVIDAD ESTA ANTES O DESPUÉS ES EL PROCESO DE IDENTIFICAR LAS RELACIONES DE DEPENDENCIA ENTRE LAS ACTIVIDADES.

EXISTEN TRES TIPOS DE DEPENDENCIA DE LAS ACTIVIDADES. LA DEPENDENCIA TÉCNICA U OBLIGATORIA SE DEFINE POR EL TIPO DE TRABAJO O ACTIVIDAD, POR GESTIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO

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EJEMPLO CONSTRUIR LOS CIMIENTOS ANTES DE CONSTRUIR LAS PAREDES DE UNA ESCUELA.

LAS DEPENDENCIAS DISCRECIONALES SON ESCOGIDAS POR EL GERENTE DEL PROYECTO PARA ACOMODAR LAS RESTRICCIONES DE RECURSOS U ORGANIZACIONALES, ESTAS TAMBIÉN SE BASAN EN LAS CONJETURAS QUE EL PROYECTO HACE PARA EVITAR OTROS INCONVENIENTES. LA ÚLTIMA DEPENDENCIA PROVIENE DE FACTORES EXTERNOS IMPUESTOS AL PROYECTO, POR EJEMPLO LA CULMINACIÓN DE LA COSECHA O DE LOS CULTIVOS DE LOS BENEFICIARIOS. EL RESULTADO FINAL ES UNA LISTA DE ACTIVIDADES EN SECUENCIA QUE PERMITIRÁ EL DESARROLLO DE RELACIONES. EL SIGUIENTE PASO ES DETERMINAR EL TIPO DE RELACIÓN ENTRE TODAS LAS ACTIVIDADES; EXISTEN 4 TIPOS DE RELACIONES:

• TERMINAR A INICIAR (TI), EN ESTA RELACIÓN LA ACTIVIDAD SUCESORA NO PUEDE EMPEZAR HASTA QUE LA TAREA PREDECESORA HAYA SIDO TERMINADA, ESTA ES EL TIPO DE RELACIÓN MÁS COMÚN.

• INICIAR A INICIAR (II), EN ESTA RELACIÓN LA ACTIVIDAD SUCESORA DEPENDE DEL INICIO DE LA ACTIVIDAD PREDECESORA, UTILIZADA PARA ACTIVIDADES QUE EMPIEZAN EN PARALELO PERO UN RETRASO DE LA PRIMERA ACTIVIDAD RETRASA A LA ACTIVIDAD SUCESORA.

• TERMINAR A TERMINAR (TT), ESTA RELACIÓN TIENE EL FIN DE LA ACTIVIDAD SUCESORA EN DEPENDENCIA DEL FINAL DE LA ACTIVIDAD PREDECESORA.

• INICIAR A TERMINAR (IT), EL FIN DE LA ACTIVIDAD SUCESORA DEPENDE DEL INICIO DE SU PREDECESORA, SE USA RARAMENTE.





LA GESTIÓN DEL CRONOGRAMA INCLUYE LOS PROCESOS REQUERIDOS PARA

ASEGURAR LA TERMINACIÓN DEL PROYECTO A TIEMPO. PERO ANTES DE QUE EL CRONOGRAMA DE UN PROYECTO SEA CREADO, UN GERENTE DE PROYECTO DEBE TENER UNA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO (EDT) COMPLETA, UN ESFUERZO ESTIMADO PARA CADA TAREA, Y UNA LISTA DE RECURSOS CON LA DISPONIBILIDAD DE CADA UNO. UN CRONOGRAMA SE CREA UTILIZANDO UN MÉTODO DE ESTIMACIÓN DE CONSENSO DIRIGIDO POR LAS PERSONAS QUE HARÁN EL TRABAJO; LA RAZÓN ES PORQUE UN CRONOGRAMA DE POR SI ES UN ESTIMADO. CADA FECHA EN EL CRONOGRAMA ES ESTIMADA, Y SI ESAS FECHAS NO TIENEN EL APOYO DE LAS PERSONAS QUE VAN A REALIZAR EL TRABAJO, EL CRONOGRAMA SERÁ IMPRECISO.

EL ESTABLECER EL TOTAL DE LAS FECHAS PARA COMPLETAR EL CRONOGRAMA TIENE QUE SER REALIZADO POR EL EQUIPO DEL PROYECTO Y RECIBIR INSUMOS DE VARIAS PERSONAS CERCANAS AL PROYECTO. EL GERENTE DEL PROYECTO AYUDARÁ PROPORCIONANDO LA INFORMACIÓN ACERCA DEL ALCANCE, PRESUPUESTO, RECURSOS, Y LOS PLAZOS DE CULMINACIÓN DEL PROYECTO DESCRITOS EN EL CONTRATO DEL DONANTE O FINANCIADOR DEL PROYECTO. UNA VEZ QUE UN CRONOGRAMA TOTAL ES ESTABLECIDO, EL GERENTE DEL PROYECTO ES RESPONSABLE DE MONITOREAR EL PROGRESO DEL PROYECTO Y DE REVISAR LOS ESTIMADOS DEL CRONOGRAMA DE SER NECESARIO. ESTO TIENE QUE SER REALIZADO CONSULTANDO A LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DEL PROYECTO QUE REALIZAN EL TRABAJO. HABRÁ TÍPICAMENTE CONCESIONES EN COMO UN PROYECTO PROCEDE PARA MANEJAR DECISIONES QUE AFECTAN EL PRESUPUESTO, EL ALCANCE Y CRONOGRAMA. ES ESENCIAL PARA EL GERENTE DEL PROYECTO MANTENER A TODOS LOS INVOLUCRADOS INFORMADOS DEL ESTADO ACTUAL DEL CRONOGRAMA.

EL PROCESO DEL DESARROLLO DEL CRONOGRAMA DEBE TENER LOS SIGUIENTES CRITERIOS:

• COMPLETO— EL CRONOGRAMA TIENE QUE REPRESENTAR TODO EL TRABAJO A SER REALIZADO. ESTA ES LA RAZÓN POR LA CUAL LA CALIDAD Y CULMINACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO SON IMPORTANTES.

• REALISTA— EL CRONOGRAMA TIENE QUE SER REALISTA CON RESPECTO A LAS EXPECTATIVAS DE TIEMPO Y LA DISPONIBILIDAD DE LOS BENEFICIARIOS DE PARTICIPAR, ASÍ COMO CONSIDERAR CUALQUIER EVENTO QUE PUEDAN AFECTAR AL PROYECTO.

GESTIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO

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• ACEPTADO— EL CRONOGRAMA DEBE TENER EL APOYO DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO E INTERESADOS EN EL PROYECTO, ESPECIALMENTE DE LOS BENEFICIARIOS Y DEL DONANTE.

LA GERENCIA DEL CRONOGRAMA CONSISTE DE UNA SERIE DE TAREAS Y PASOS DISEÑADOS PARA AYUDAR A MANEJAR LAS RESTRICCIONES DE TIEMPO DEL PROYECTO, ESTOS PASOS SON:

• DEFINIR EL CRONOGRAMA

• PUBLICAR EL CRONOGRAMA

• MONITOREAR EL CRONOGRAMA

• ACTUALIZAR EL CRONOGRAMA

RECURSOS: LOS RECURSOS PARA LA GERENCIA DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO INCLUYEN LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS O FUENTES DE INFORMACIÓN:

• LA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO (EDT) LA CUAL CONTIENE UNA LISTA DETALLADA DE TODAS ACTIVIDADES Y TAREAS DEL PROYECTO.

• INFORMACIÓN HISTÓRICA DE PROYECTOS SIMILARES Y SUS LECCIONES APRENDIDAS.

• ASESORAMIENTO PROFESIONAL DE EXPERTOS EN LA MATERIA EN UN ÁREA ESPECIFICA DEL PROYECTO.

• INFORMACIÓN DE LOS BENEFICIARIOS DEL PROYECTO ACERCA DE SUS PROPIOS COMPROMISOS DE TIEMPO.

• INFORMACIÓN DE EVENTOS, DÍAS FESTIVOS, ETC.

• PLANIFICACIÓN DE RECURSOS, EL NÚMERO DE PERSONAS DISPONIBLE PARA EL PROYECTO, DÍAS FERIADOS Y VACACIONES.

• EVENTOS IMPORTANTES, O ACUERDO DE LAS FECHAS PARA LA ENTREGA DE RESULTADOS ESPECÍFICOS.

RESULTADOS: EL EQUIPO DEL PROYECTO UTILIZARA LA INFORMACIÓN ANTERIOR PARA DESARROLLAR 3 DOCUMENTOS IMPORTANTES PARA EL PROYECTO:

• LÍNEA DE BASE DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO

• EL REPORTE DE VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA

• ACTUALIZACIONES AL CRONOGRAMA